ビジネスメールのポイントは、誤解を招く余地がなく、言いたいことが誰にでも伝わる文章を書くこと。意味を取り違えられるような文章を書いていては、余計なコミュニケーションが増えるし、トラブルのもとになる。

過不足なく、伝えたいことが伝わる文書を書くことは、できる人は特に訓練しなくてもできる一方で、やはり苦手な人もいるだろう。両者を分けるのはひと言でいえば「センス」かもしれない。でも、センスがない人でも「クセのない文章」を書く技術を身につければ、最低限の文章を作ることはできるようになる。

■自分の文章がわかりやすくなるすぐにできる裏ワザ

『一瞬で伝わる 神ワザ! 文章力大全』（ビジネスフレームワーク研究所編、青春出版社刊）では、文章を書くなら身につけておきたいテクニックを、初歩の初歩から玄人の裏技まで164つ紹介する。

書き手にとっては、伝えたいことを簡潔かつ的確に書け、読み手にとっては、一読で読み取れるわかりやすい文章を目指さなければならない。

そんな文章を書く基本となるのが

・「主語」の周辺をシンプルにすること

である。
主語を修飾する言葉が長いと、読み手はどの言葉が主語なのかわからなくなってしまう。主語を飾る言葉を短くすると、自然に主語が文頭にきて一目でわかる。それだけで、文章はかなりわかりやすくなる。

主語につく助詞の「は」と「が」の使い分けも気をつけなければならない。どちらを使ってもOKという場合が多いが、どちらを選ぶかで文全体の意味が微妙に違ってくることもある。一般的には、「は」は、述語に重点があることを示し、「が」は主語に重点があることを示す。これだけ知っているだけも「は」と「が」で迷ったときに、使い分けができるはずだ。

■意味のない「など」にモヤモヤする読み手もいる

また、ついつい言葉につけてしまうのが「など」だ。複数のモノを羅列するときに使う「など」は、慎重に使いたい助詞。

・実は「など」は不要なことが結構多い

のだ。「など」を安易に使うと、文章の意味がぼやけてしまうことがある。特に正確性が求められるビジネスメールで「など」が多用されていると、相手に曖昧な情報であるという印象を与えてしまいやすい。

■文章のテンポを悪くするワード

読み手にとって、文章を気持ちよく読める文章とは「テンポ」がいい文章だろう。このテンポを悪くしてしまうのが「そして」だ。

便利な接続詞だが、安易に使うと幼稚な文章になってしまう。同じ接続詞が何度も続くと、テンポが悪くなり、ドタバタとした印象になってしまうので一度読み返してみて、いらない「そして」を省くようにしたほうがいい。

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文章を書く基本から応用まで網羅している本書。メールや企画書など、文章を書く機会は意外に多い。文章を書くのが苦手という人は、わかりやすい文章を書く技術を身につけてみてはどうだろう。

（新刊JP編集部）